Avainsana: kokoustilat

Miten järjestän yritystapahtuman koronan jyllätessä?

Tapahtumien suunnittelun ja järjestämisen vaikeus koronan jyllätessä

 
Rajoitustoimet iskivät keväällä mutta olivat varmasti perusteltuja.
Viimeiset 6 kuukautta ovat muuttaneet meidän kaikkien maailman, ja jokainen on sen joutunut kokemaan omalla tavallaan. Me täällä Kokouspoukamassa kuten muissakin erilaisia tapahtumia toteuttavissa paikoissa saimme kokea sen ensimmäisten joukossa. Kun Suomessa ja muualla alettiin asettamaan rajoituksia mm. kokoontumisille, alkoivat asiakkaat ilmoittamaan kokouspäivien, virkistyspäivien ja muiden tapahtumien peruutuksia ja siirtoja. Rajoitukset olivat varmasti siinä tilanteessa oikeita toimenpiteitä, vaikka ne iskivätkin rajusti niin yritykseemme kuin työntekijöihimme.
Joustavampia varausehtoja ja uusia toimintatapoja
Tilanteen alkaessa rauhoittumaan kysyntä tapahtumille palautui nopeasti hyvälle tasolle ja hetkittäin kysyntä oli jopa ennätysvilkasta. Kuitenkin kaiken aikaan keskusteluissa oli mukana uusi ‘ystävämme’ Korona. Yhdessä asiakkaidemme kanssa olemme etsineet ratkaisuja mm. seuraaviin kysymyksiin;

Miten tapahtuman turvallinen toteutus onnistuu tässä tilanteessa ?

Minkälaisia tilaratkaisuja käytämme?

Millaista tekniikkaa tuomme etäkokouksiin?

Millaisilla varaus- ja peruutusehdoilla voimme tapahtumia suunnitella ?

Tämä poikkeuksellinen aika on ollut meille myös opettavaista. Suurin vahvuutemme on koko 20 vuoden aikana ollut joustavuus, jonka mahdollistaa ensisijaisesti sitoutunut henkilökuntamme joka on tottunut reagoimaan  nopeisiinkin muutoksiin sekä siitä että tuotamme palvelut itse ja omissa tiloissa. Olemme myös oppineet paljon uutta siitä, miten voimme yhdessä asiakkaiden kanssa suunnitellen näitä tapahtumia toteuttaa vielä entistä laadukkaammin. Käymme nykyisin vielä tarkemmin ja suuremmalla porukalla etukäteen läpi tulevat tapahtumat ja asiakkaiden toiveet / tarpeet. Olemme luoneet joustavat varaus- ja peruutusehdot, jotta tapahtumien suunnittelua voidaan edelleen jatkaa ja samalla seurata miten epidemiatilanne kehittyy. Etäkokousten laadukkaaseen toteutukseen olemme etsineet yhteistyökumppanin joka varmasti vastaa vaativimmankin ryhmän tarpeisiin. Tilanne antoi meille myös mahdollisuuden toteuttaa jo aiemmin suunnitelmissa olleita projekteja sekä kehittää uusia ideoita, johon myös haimme ja saimme Business Finlandilta rahoitusta.
Pitäisinkö kokouspäivän vain etänä mutta entä miten pidän huolta työhyvinvoinnista?
Tämä on ollut monen tapahtumajärjestäjän mielessä kesän ja syksyn aikana. Monet ryhmät ovat pienentäneet ja porrastaneet tapahtumiin osallistuvien määrää. On otettu käyttöön uusia etäkokousratkaisuja. Kuitenkin  kaikista teknisistä ratkaisuista huolimatta ihmisten tarve ja halu tavata toisiaan ja kokea asioita yhdessä ei ole kadonnut mihinkään. Ehkä jopa lisääntynyt? Me täällä Kokouspoukamassa olemme valmiita etsimään nyt ja tulevaisuudessa juuri teille sopivat ja turvalliset ratkaisut kokouspäivien ja virkistyspäivien turvalliseen toteutukseen. Kaikkeen toimintaamme olemme laatineet selkeät toimintaohjeet. Kaiken perustana on tietenkin viranomaisten määräykset, ohjeet ja suositukset joiden pohjalta toimenpiteemm on suunniteltu. Tämän suunnitelmamme käymme läpi asiakkaan kanssa jo tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa. Joustavuutyemme tulee näkyviin myös siinä, että voimme helposti päivittää toimintatavat jokaisen ryhmän toiveiden mukaisesti. Esimerkiksi ruokailut voidaan sopia juuri siten tarjottavaksi kuin ryhmä toivoo. Meillä voitte kokoustaa halutessanne aivan omassa rauhassa. Båten Till Möten kokouspaketin loimme jo silloin kun Koronasta ei vielä ollut tietoa mutta se on ollut kesän ja syksyn mittaan monen valinta kokouspäivään.Näillä uusilla palvelukonsepteilla varmistamme, että jokainen vieraamme voi nauttia saariston elämyksistä turvallisesti myös nyt.
Turvallista kokoustamista omassa rauhassa Kunuholman saarella.
   

MIKSI SUUNNITTELISIN NYT TYÖHYVINVOINTITAPAHTUMAA JA AIHEUTTAVATKO NE VAIN TURHIA KUSTANNUKSIA?

 
Tuntevatko työntekijänne toisiaan?
On tavallista, että työpaikoilta löytyy ihmisiä, jotka eivät tunne toisiaan juuri lainkaan. He tulevat töihin aamulla ja tapaavat kollegansa, tervehtivät hoitavat työtehtävänsä tunnollisesti ja lähtevät taas jokainen taholleen työpäivän päätyttyä. Kotona saatetaan kysyä ’ Millaisia työkavereita sinulla on? ’ Monet meistä joutuvat toteamaan tässä kohtaa että, enhän minä oikeastaan tunne heitä lainkaan?  Nyt vielä monessa työpaikassa on oltu pitkään etätyössä, joka on vielä lisännyt vieraantumista työkavereista.
Miksi meidän pitäisi tuntea työkaverimme?
Ei meidän toki ole tarkoituksen mukaista jakaa kaikkea elämäämme työpaikalla mutta olisi hyvä tuntea edes jonkin verran työkavereitamme. Lukuisat tutkimukset käyttäytymisestä ovat osoittaneet, että luotamme enemmän ihmisiin, jotka tunnemme ja toimimme tehokkaammin sellaisessa ryhmässä, jossa voimme luottaa toisiimme. Tästä näkökulmasta voisi olettaa, että työnantajan kannattasi edistää sitä, että työntekijät saavat mahdollisuuksia toisiinsa tutustumiseen. Miksi et siis käyttäisi tätä hyväksesi myös teidän työpaikallanne? Myös jo päättynyt Työelämä2020 hanke tutki työelämän motivaatiotekijöitä ja hankkeesta voit lukea lisää täältä. 
Mitä asialle voisi tehdä?
Henkilöstön työhyvinvoinnista huolehtiminen on yrityksen strateginen sijoitus tulevaisuuteen, jolla varmistetaan organisaation tehokkaampi toiminta ja siten parempi tulos yrityksen liiketoiminnassa. Työnantajat ja yrittäjät kuitenkin näkevät työhyvinvointitapahtumat ja erilaiset virkistyspäivät aivan liian usein ylimääräisenä kuluina eikä osata tunnistaa niiden yhteyttä kannattavuuteen. Kun henkilöstösi tutustuu toisiinsa myös varsinaisen työroolin ulkopuolella tehden aivan muuta kuin mitä työpaikalla tehdään alkaa ryhmä tutustumaan toisiinsa ja kuten todettua luottamus ryhmän jäsenten välillä kasvaa. Aina työhyvinvointitoiminnassa ei tarvitse tavoitella kuuta taivaalta vaan tekemiseksi riittää hyvinkin vaikka lyhyt ruokailu työpäivän jälkeen, taikka jonkin uuden harrastuksen kuten vaikka jousiammunnan tai melonnan kokeilu. Pääasia että osallistumisesta tehdään kaikille helppoa ja turvallisen tuntuista. Monet haluavat kuitenkin liittää tapahtumaan tiimin suunnittelupalaverin tai muunlaisen kokouspäivän. Näissä tapauksissa erilaiset kokous ja tapahtumakeskuksen kuten me tarjoavat oivan ratkaisun sillä saat kaikki toiminnot yhdestä paikasta joustavasti.   

Koetko henkilöstölle soveltuvan virkistyspäiväohjelman löytämisen vaikeaksi? 

Tuntuuko lähes mahdottomalta löytää paikkaa tai järjestäjää, jolla on tarjota ohjelmaa, josta kaikki innostuisivat?   Aiheuttaako esim. suuret ikäerot ja fyysisen kunnon vaihtelut työpaikalla vaikeuksia löytää kaikille sopiva ohjelmapalvelu tai aktiviteetin? Innostuuko osa hikoilusta ja itsensä rajoille viemisestä, kun taas toiset mieluummin nauttivat tiimipäivästä luontopolulla tai terassilla grillimakkaran ja minttukaakaon kera? Näkyykö erilaiset persoonat ja innostumisen kohteet jokapäiväisessä työtehtävissä jopa negatiivisesti?   Kokouspoukama tarjoaa aktiviteettiohjelmaa asfaltille, nurmelle ja merelle. Valikoimassamme on team Building – aktiviteetteja, joissa ikään tai sukupuoleen katsomatta kaikki löytävät oman osa-alueensa. Jokainen saa omat vahvuutensa esille ja kaikki pääsevät loistamaan valokeilassa. Poukaman ammattimaiset aktiviteettiohjaajat mahdollistavat myös ryhmänne jakamisen pienryhmiin ja eri ohjelmien pariin, jolloin jokainen saa työhyvinvointi- tai virkistyspäivästä juuri sellaisen kuin toivoo. Kun vauhtihirmut suuntaavat saaristoon Batmax-venesafarille, voivat rentoutujat nauttia rennosta kirkkovenesoudusta tai lähimetsän aistipolusta  Kun henkilöstönne saa irtioton työn arjesta, positiivisia kokemuksia kollegoiden kanssa ja keuhkot täyteen raikasta saariston happea, niin vireystila muuttuu ja toimistolla painetaan taas hommia täysin uudella meiningillä.    

Ollaan siis yhdessä rohkeita ja suunnitellaan turvallisia tapahtumia!

  Magneettihissi

KUUKAUDEN VIERAS – VEROMODA

”Rento, hauska ja tiimihenki”. Näillä kolmella sanalla Vero Modan HR-vastaava, Reetta Järveläinen kuvaili kaksipäiväistä Kick Off-tapahtumaa Poukamassa.

Vero Modan myymäläpäälliköiden tapahtuma pyöräytettiin käyntiin iltapäivästä, kun 33 naista hyppäsi Forsblomin bussin kyytiin Helsingin Mikonkadulta ja suunnaksi otettiin kaunis, syksyinen saaristo.   Tervetulotarjoiluiden jälkeen tiimihenkeä alettiin heti nostamaan yhteisen Team Building-ohjelman parissa. ’Saaren arvoitus’ yllätti osallistujat positiivisesti ja erityisen hauskaa oli se, miten paljon riemua ja iloa voittajajoukkue sai irti suorituksestaan. ”Muistuttelivat ylivoimaisuudestaan koko lopputapahtuman ajan”, kertoo Reetta.                 Illanviettotilana toimi Venevaja, johon vieraille oli katettu illallinen. Täytetyt kanafileet kermaisella tomaattikastikkeella polentan kera sai paljon kiitosta ja täten myös aina iloiset kokkimme vieläkin paremmalle tuulelle. kalastajan venevaja toimi ryhmän illanviettotilana Viimeistään tässä vaiheessa heitettiin rentoutumisvaihde silmään ja suunnattiin ryhmän omaan käyttöön varatulle saunaosastolle löylyihin ja porepaljuun. Saunaosasto oli Reetan mukaan tilava ja erittäin toimiva. Vaikkei kaikki saunoneet, niin vieraat saivat viettää aikaa yhdessä tilassa loppuillan ajan.         Kun akut oli ladattu rentoutumalla ja hyvien yöunien avulla olikin seuraavana päivänä ohjelmassa täysi 8h mittainen kokouspäivä, johon saatiin puhtia Poukaman keittiön ravitsevilla kokoustarjoiluilla. Päivän päätteeksi bussikuljetus vei vieraat takaisin Helsingin keskustaan.

”Poukaman sijainti, luonnonläheiset puitteet, kivat virkistysohjelmavaihtoehdot ja ns. ’avaimet käteen’-paketti vaikuttivat paikan valintaan. Ostoprosessi oli todella helppo ja vaivaton”, totesi Reetta tapahtuman jälkeen.

Koko Poukaman henkilökunta haluaa vielä kiittää Vero Modan myymäläpäälliköitä positiivisesta asenteesta ja energisestä fiiliksestä. ”Aina mukava nähdä että vieraat viihtyvät. Upeita naisia!” – Samuli, Aktiviteettivastaava Poukamassa. Vero Moda tiimi koostuu upeista naisista, jotka tekevät aina kaikkensa toistensa ja yrityksensä eteen. Meillä on aina hauskaa ja nautimme erityisesti näistä päivistä kun kokoonnumme eri puolelta Suomea viettämään aikaa yhdessä, inspiroitumaan ja kouluttautumaan. Vero Moda Suomessa koostuu yli 200 iloisesta työntekijästä, jotka tarjoat aina parasta palvelua ylpeydellä kaikille asiakkaille. Vero Moda tarjoaa tyylikkäitä ja trendikkäitä vaatteita itsenäisille, muotitietoisille naisille. Naisellisen raikas sekä mutkaton tyyli ovat tavaramerkkimme. Tarjoamme laadukkaita ja käytännöllisiä vaatteita jokaiselle päivälle. Laajasta ja inspiroivasta mallistostamme löydät aina yhteensopivia kokonaisuuksia. veromoda.com
Prowash Oy

Kuukauden vieras Elokuussa 2019 – Prowash Oy

Järjestelyt onnistuvat nopeallakin aikataululla

Elokuun alku, se aika vuodesta, jolloin useat tapahtumanjärjestäjät saavat sähköpostin esimieheltään; ”Nyt tarvittaisiin kokouspaikka, jolla tarjota myös virkistysohjelmaa ja illanviettoa. Mielellään 2vk päästä”. Vastaavan tilanteen edessä olivat myös Jenni ja Anu Prowash Oy:ltä, jotka saivat tehtäväkseen löytää kokouspaikan 70 henkilölle lyhyellä varoitusajalla. Prowashin henkilöstöpäivään kutsuttiin myös ruotsalaiset kollegat. Päivän agendana oli tutustua paremmin oman talon väkeen, tarkastella kuluneita vuosia, kehittää toimintaa sekä esitellä uusi toimitusjohtaja koko porukalle. ”Poukama valittiin kokouspaikaksi mm. sijainnin perusteella. Keskellä kauneinta saaristoa, meren rannalla, kuitenkin vain 40-50min ajomatkan päässä lentokentältä ja Helsingistä. Osa ruotsalaisista kollegoista ei ollut aikaisemmin käynyt Suomessa ja halusimme tarjota heille jotain ikimuistoista ensivierailullaan”, kertoo Prowashilla työskentelevä Anu Järvinen (General Admin). Alkuperäisessä tarjouksessa oli suunniteltu kattava ja monipuolinen virkistyspaketti kokouspäivän perään. Suunnitelmiin tuli muutamaankin otteeseen muutoksia ja aktiviteetteja jouduttiin valitettavasti hieman karsia mm. tiukan aikataulun takia, kun osalla länsinaapureista oli kiire takaisin Helsinki-Vantaalle. Anu antoikin kiitosta Poukaman henkilökunnalle henkilökohtaisesta palvelusta ja siitä, että ohjelman muutoksiin pystyttiin reagoimaan nopeasti.  ’Pehtoorin Aivomyrsky’-tiimikisailu nauratti ja yhdisti porukkaa aurinkoisessa loppukesän illassa, vaikka ennusteissa hieman varoiteltiin sateista. Tiimi labyrintti                   Kokous- ja virkistyspäivän iltaa vietettiin ryhmän kokoon sopivassa juhlatilassa, Merisalissa, jossa vieraat nauttivat suositun Byviken-menun. Ennen Forsblomin paluukuljetusta muutama ehti vielä pulahtamaan mereen ja suunnata raikkaana kotimatkalle. ”Suosittelemme ehdottomasti Poukamaa yritys- sekä asiakastilaisuuksiin. Seuraavalla kerralla varaamme enemmän aikaa, jotta pääsemme laajemmin tutustumaan Poukaman tarjontaan ja aktiviteetteihin. Tulemme varmasti toistekin” – Anu, Prowash.             Poukama kiittää Prowashia vierailusta ja tapahtumanjärjestäjiä selkeästä viestinnästä. Oli mukava tehdä kanssanne yhteistyötä!
Prowash Oy
Tavoitteet korkealla!
Prowash on autonpesutoimialan markkinajohtaja Suomessa, joka edustaa maailman suurimman autonpesulaitevalmistajan, Washtecin tuotteita.  Keväällä 2017 suomalainen Prowash Oy ja ruotsalainen Pamaco Totalservice AB yhdistivät voimansa. Yritysjärjestelyn tuloksena syntyi Pohjoismaiden suurin autonpesukoneita markkinoiva yritys, jonka liikevaihto on noin 30 miljoonaa euroa ja jonka palveluksessa on lähes 100 henkilöä. https://www.prowash.fi/

Kuukauden vieras – LOGY Ry

  “Luonnon läheisyys saa mielen avoimeksi ja Poukaman henkilöstön joustavuus, iloisuus ja palvelualttius saa tunteen, että asiakas on prioriteettilistalla numero yksi”, kertoo Tanja, tapahtumapäällikkö LOGY ry:stä.    

“Kokille erityiskiitokset herkullisesta ruuasta, jossa erityisesti Poukaman itse savustama lohi sai veden herahtamaan kielelle.”

Poukaman kokous-/illanviettotilat ja ohjelmapalvelut olivat LOGY:lle jo entuudestaan tutut. Keväällä 2018 LOGY järjesti Poukamassa kehitys- ja tiimipäivät, jotka sisälsivät sekä virallista mutta myös rennompaa tekemistä kirkkovenesoudun parissa. Tällä kertaa päivät käynnistyivät hieman isommalla ryhmällä, kuin viimeksi. Aurinko paistoi ja lämpömittarin elohopea kohosi 2:lla alkavaan lukemaan ja saaristo näytti parhaita puoliaan. Tällä kertaa ohjelmaksi valikoitui loistava tiimihenkeä nostattava kisailu Pehtoorin aivomyrsky, jossa erilaiset aivopähkinät laittoivat harmaat aivosolut liikkeelle. Kisailussa tiimityöskentely on ytimessä, ja parhaiten yhteen hiileen puhaltava joukkue juhlii palkintopallilla. Jännittävän ja nauruntäyteisen kisailun jälkeen illallinen oli katettu illanviettotilaan. Viime kerralla iltaa istuttiin takkatulen ääressä Verkkovajalla ja tällä kertaa hieman isommalla ryhmällä Venevajalla. Positiivista palautetta saatiin venevajan merinäköalasta ja ‘Byviken’-illallismenusta. “Kokille erityiskiitokset herkullisesta ruuasta, jossa erityisesti Poukaman itse savustama lohi sai veden herahtamaan kielelle.”

Iltaan järjestyi myös kisastudio, jossa jännitettiin leijonien Ruotsi peliä

Samalla kun viimeisiä jälkiruokalautasia siivottiin pöydistä, havahduttiin siihen, että jääkiekon MM-kisojen Suomi–Ruotsi puolivälieräottelu oli juuri alkamassa. Poukaman henkilökunta sai kiitosta, että kisastudio saatiin nopeasti pystyyn ja videotykin avulla päästiin seuraamaan voitokasta ottelua, joka johti kuin johtikin lopulta vielä torijuhliin! Hyvin nukutun yön jälkeen aamupala oli katettu Merisaliin. Akut ladattuina käytiin läpi päivien virallista osiota. Päivä lopeteltiin klo 15 tienoilla hyvillä fiiliksillä. Kaiken kaikkiaan päivät onnistuivat hyvin joka osa-alueella. Muutama pieni tilanne tuli päivien aikaan vastaan, mutta niiden nopeasta hoitamisesta lähti vielä palvelleelle henkilökunnalle erityiskiitos. Kiitos vielä vierailustanne! LOGY ry on Suomen suurin logistiikan ja hankinnan asiantuntijoiden verkosto, joka tarjoaa jäsenilleen alan tuoreimman tiedon, hyödyllisimmät ideat ja arvokkaimmat kontaktit. Tämän vuoden Poukamassa järjestämäni tilaisuus oli LOGYn Puheenjohtajapäivät, johon osallistui yli 30 LOGYn toiminnalle erittäin arvokasta vapaaehtoistyöntekijää. Tutustu LOGYn toimintaan seuraavien sivujen kautta: http://www.logy.fi/

Kuukauden vieras – Tietoala ry

Tammikuun ’Kuukauden vieraamme’ päätyivät järjestämään kokouksen Porvoon saaristossa pääkaupunkiseudun läheisyyden ja maltillisen hintatason perusteella. Myös rauhallinen ympäristö vaikutti kokouspaikan valintaan, kertoo Jyrki Tietoala ry:ltä. Ensimmäisen kokouspäivän jälkeen rentouduttiin saunaosastolla ja paljussa. Päivän päätteeksi nautittiin paljon kehuja kerännyt ”Byviken”-illallismenu. Hyvin nukutun yön jälkeen samat kokoustilat olivat varattu myös toisen kokouspäivän ajaksi. Kokouspaketti sisälsi luonnollisesti kokoustarjoilut aamupalan, lounaan, ja iltapäiväkahvit aina illalliseen asti. ”Paikka vastasi odotuksia, tarjotut ruuat jopa ylittivät odotuksemme kautta linjan. Illallinen oli loistava! Maisemat merelle päin kokoushuoneesta olivat hienot ja kesällä todennäköisesti vielä paremmat.” Poukaman henkilökunnalta iso kiitos Tietoalan ry:n suuntaan. ”Positiivinen ja mukava ryhmä”, kommentoi vieraitamme illan palvellut Pinja. Tietoala ry:n hallitus kokoontui pitämään vuoden 2019 hallituksen järjestäytymiskokousta Poukamaan. Tietoala ry on Insinööriliiton valtakunnallinen j äsenjärjestö, joka edustaa tietotekniikan palvelualan työntekijöitä ja neuvottelee alan työehtosopimuksen. Lisää Tietoala ry:stä voit lukea osoitteesta http://tietoala.fi/ 

© Kokouspoukama | Rekisteriseloste | web Davas