Tapahtumien suunnittelun ja järjestämisen vaikeus koronan jyllätessä

Rajoitustoimet iskivät keväällä mutta olivat varmasti perusteltuja.

Viimeiset 6 kuukautta ovat muuttaneet meidän kaikkien maailman, ja jokainen on sen joutunut kokemaan omalla tavallaan. Me täällä Kokouspoukamassa kuten muissakin erilaisia tapahtumia toteuttavissa paikoissa saimme kokea sen ensimmäisten joukossa. Kun Suomessa ja muualla alettiin asettamaan rajoituksia mm. kokoontumisille, alkoivat asiakkaat ilmoittamaan kokouspäivien, virkistyspäivien ja muiden tapahtumien peruutuksia ja siirtoja. Rajoitukset olivat varmasti siinä tilanteessa oikeita toimenpiteitä, vaikka ne iskivätkin rajusti niin yritykseemme kuin työntekijöihimme.

Joustavampia varausehtoja ja uusia toimintatapoja

Tilanteen alkaessa rauhoittumaan kysyntä tapahtumille palautui nopeasti hyvälle tasolle ja hetkittäin kysyntä oli jopa ennätysvilkasta. Kuitenkin kaiken aikaan keskusteluissa oli mukana uusi ‘ystävämme’ Korona.
Yhdessä asiakkaidemme kanssa olemme etsineet ratkaisuja mm. seuraaviin kysymyksiin;

Miten tapahtuman turvallinen toteutus onnistuu tässä tilanteessa ?

Minkälaisia tilaratkaisuja käytämme?

Millaista tekniikkaa tuomme etäkokouksiin?

Millaisilla varaus- ja peruutusehdoilla voimme tapahtumia suunnitella ?

Tämä poikkeuksellinen aika on ollut meille myös opettavaista. Suurin vahvuutemme on koko 20 vuoden aikana ollut joustavuus, jonka mahdollistaa ensisijaisesti sitoutunut henkilökuntamme joka on tottunut reagoimaan  nopeisiinkin muutoksiin sekä siitä että tuotamme palvelut itse ja omissa tiloissa. Olemme myös oppineet paljon uutta siitä, miten voimme yhdessä asiakkaiden kanssa suunnitellen näitä tapahtumia toteuttaa vielä entistä laadukkaammin. Käymme nykyisin vielä tarkemmin ja suuremmalla porukalla etukäteen läpi tulevat tapahtumat ja asiakkaiden toiveet / tarpeet. Olemme luoneet joustavat varaus- ja peruutusehdot, jotta tapahtumien suunnittelua voidaan edelleen jatkaa ja samalla seurata miten epidemiatilanne kehittyy. Etäkokousten laadukkaaseen toteutukseen olemme etsineet yhteistyökumppanin joka varmasti vastaa vaativimmankin ryhmän tarpeisiin. Tilanne antoi meille myös mahdollisuuden toteuttaa jo aiemmin suunnitelmissa olleita projekteja sekä kehittää uusia ideoita, johon myös haimme ja saimme Business Finlandilta rahoitusta.

Pitäisinkö kokouspäivän vain etänä mutta entä miten pidän huolta työhyvinvoinnista?

Tämä on ollut monen tapahtumajärjestäjän mielessä kesän ja syksyn aikana. Monet ryhmät ovat pienentäneet ja porrastaneet tapahtumiin osallistuvien määrää. On otettu käyttöön uusia etäkokousratkaisuja. Kuitenkin  kaikista teknisistä ratkaisuista huolimatta ihmisten tarve ja halu tavata toisiaan ja kokea asioita yhdessä ei ole kadonnut mihinkään. Ehkä jopa lisääntynyt?
Me täällä Kokouspoukamassa olemme valmiita etsimään nyt ja tulevaisuudessa juuri teille sopivat ja turvalliset ratkaisut kokouspäivien ja virkistyspäivien turvalliseen toteutukseen. Kaikkeen toimintaamme olemme laatineet selkeät toimintaohjeet. Kaiken perustana on tietenkin viranomaisten määräykset, ohjeet ja suositukset joiden pohjalta toimenpiteemm on suunniteltu. Tämän suunnitelmamme käymme läpi asiakkaan kanssa jo tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa. Joustavuutyemme tulee näkyviin myös siinä, että voimme helposti päivittää toimintatavat jokaisen ryhmän toiveiden mukaisesti. Esimerkiksi ruokailut voidaan sopia juuri siten tarjottavaksi kuin ryhmä toivoo. Meillä voitte kokoustaa halutessanne aivan omassa rauhassa. Båten Till Möten kokouspaketin loimme jo silloin kun Koronasta ei vielä ollut tietoa mutta se on ollut kesän ja syksyn mittaan monen valinta kokouspäivään.Näillä uusilla palvelukonsepteilla varmistamme, että jokainen vieraamme voi nauttia saariston elämyksistä turvallisesti myös nyt.

MIKSI SUUNNITTELISIN NYT TYÖHYVINVOINTITAPAHTUMAA JA AIHEUTTAVATKO NE VAIN TURHIA KUSTANNUKSIA?

Tuntevatko työntekijänne toisiaan?

On tavallista, että työpaikoilta löytyy ihmisiä, jotka eivät tunne toisiaan juuri lainkaan. He tulevat töihin aamulla ja tapaavat kollegansa, tervehtivät hoitavat työtehtävänsä tunnollisesti ja lähtevät taas jokainen taholleen työpäivän päätyttyä. Kotona saatetaan kysyä ’ Millaisia työkavereita sinulla on? ’ Monet meistä joutuvat toteamaan tässä kohtaa että, enhän minä oikeastaan tunne heitä lainkaan?  Nyt vielä monessa työpaikassa on oltu pitkään etätyössä, joka on vielä lisännyt vieraantumista työkavereista.

Miksi meidän pitäisi tuntea työkaverimme?

Ei meidän toki ole tarkoituksen mukaista jakaa kaikkea elämäämme työpaikalla mutta olisi hyvä tuntea edes jonkin verran työkavereitamme. Lukuisat tutkimukset käyttäytymisestä ovat osoittaneet, että luotamme enemmän ihmisiin, jotka tunnemme ja toimimme tehokkaammin sellaisessa ryhmässä, jossa voimme luottaa toisiimme. Tästä näkökulmasta voisi olettaa, että työnantajan kannattasi edistää sitä, että työntekijät saavat mahdollisuuksia toisiinsa tutustumiseen. Miksi et siis käyttäisi tätä hyväksesi myös teidän työpaikallanne? Myös jo päättynyt Työelämä2020 hanke tutki työelämän motivaatiotekijöitä ja hankkeesta voit lukea lisää täältä. 

Mitä asialle voisi tehdä?

Henkilöstön työhyvinvoinnista huolehtiminen on yrityksen strateginen sijoitus tulevaisuuteen, jolla varmistetaan organisaation tehokkaampi toiminta ja siten parempi tulos yrityksen liiketoiminnassa.
Työnantajat ja yrittäjät kuitenkin näkevät työhyvinvointitapahtumat ja erilaiset virkistyspäivät aivan liian usein ylimääräisenä kuluina eikä osata tunnistaa niiden yhteyttä kannattavuuteen.
Kun henkilöstösi tutustuu toisiinsa myös varsinaisen työroolin ulkopuolella tehden aivan muuta kuin mitä työpaikalla tehdään alkaa ryhmä tutustumaan toisiinsa ja kuten todettua luottamus ryhmän jäsenten välillä kasvaa. Aina työhyvinvointitoiminnassa ei tarvitse tavoitella kuuta taivaalta vaan tekemiseksi riittää hyvinkin vaikka lyhyt ruokailu työpäivän jälkeen, taikka jonkin uuden harrastuksen kuten vaikka jousiammunnan tai melonnan kokeilu. Pääasia että osallistumisesta tehdään kaikille helppoa ja turvallisen tuntuista.

Monet haluavat kuitenkin liittää tapahtumaan tiimin suunnittelupalaverin tai muunlaisen kokouspäivän.

Näissä tapauksissa erilaiset kokous ja tapahtumakeskuksen kuten me tarjoavat oivan ratkaisun sillä saat kaikki toiminnot yhdestä paikasta joustavasti. 

Koetko henkilöstölle soveltuvan virkistyspäiväohjelman löytämisen vaikeaksi? 

Tuntuuko lähes mahdottomalta löytää paikkaa tai järjestäjää, jolla on tarjota ohjelmaa, josta kaikki innostuisivat?  

Aiheuttaako esim. suuret ikäerot ja fyysisen kunnon vaihtelut työpaikalla vaikeuksia löytää kaikille sopiva ohjelmapalvelu tai aktiviteetin? Innostuuko osa hikoilusta ja itsensä rajoille viemisestä, kun taas toiset mieluummin nauttivat tiimipäivästä luontopolulla tai terassilla grillimakkaran ja minttukaakaon kera? Näkyykö erilaiset persoonat ja innostumisen kohteet jokapäiväisessä työtehtävissä jopa negatiivisesti?  

Kokouspoukama tarjoaa aktiviteettiohjelmaa asfaltille, nurmelle ja merelle. Valikoimassamme on team Building – aktiviteetteja, joissa ikään tai sukupuoleen katsomatta kaikki löytävät oman osa-alueensa. Jokainen saa omat vahvuutensa esille ja kaikki pääsevät loistamaan valokeilassa. Poukaman ammattimaiset aktiviteettiohjaajat mahdollistavat myös ryhmänne jakamisen pienryhmiin ja eri ohjelmien pariin, jolloin jokainen saa työhyvinvointi- tai virkistyspäivästä juuri sellaisen kuin toivoo. Kun vauhtihirmut suuntaavat saaristoon Batmax-venesafarille, voivat rentoutujat nauttia rennosta kirkkovenesoudusta tai lähimetsän aistipolusta.  

Kun henkilöstönne saa irtioton työn arjesta, positiivisia kokemuksia kollegoiden kanssa ja keuhkot täyteen raikasta saariston happea, niin vireystila muuttuu ja toimistolla painetaan taas hommia täysin uudella meiningillä.  

Ollaan siis yhdessä rohkeita ja suunnitellaan turvallisia tapahtumia!