Asiakkaalle laaditaan tarjous hänen tarjouspyyntönsä mukaisesti. Tarjous ei ole miltään osin sitova Kokouspoukaman osalta ennen sen kirjallista vahvistamista ja sovitun varausmaksun suorittamista eräpäivänä.

Tarjous tehdään aina pyydetylle ryhmäkoolle. Kokouspoukama Oy varaa välimyyntioikeuden sekä oikeuden hinnanmuutoksiin, mikäli tarjouksen sisältö, kuten mm. osallistujamäärä, ohjelma tai ajankohta muuttuu oleellisesti. 

Annetun tarjouksen hinnat ovat voimassa kaksi viikkoa tarjouksen antamisesta, ellei tarjouksessa ole muuta mainittu.

Hintaan sisältyvät kaikki tarjouksessa/tilausvahvistuksessa mainitut tilat ja palvelut.

Hintaan eivät sisälly:

Virvokkeet ja alkoholijuomat (laskutetaan kulutuksen mukaan tapahtuman jälkeen)

Alustavia varauksia tiloista eikä palveluista ole kuitenkaan tarjousvaiheessa tehty, jos ei sitä ole erikseen sovittu ja merkitty tarjoukseen vaan tilat ja palvelut varataan asiakkaalle vasta kirjallisen vahvistamisen ja varausmaksun suorittamisen jälkeen

Tiloista ja palveluista voidaan tehdä alustavat varaukset erikseen sovittaessa.
Alustavat varaukset ovat voimassa tarjoukseen merkityn voimassaoloajan.
Kokouspoukama Oy varaa itselleen oikeuden varaustilanteen muuttuessa tarjouksien/alustavien varausten voimassaoloajan muutokseen. Mahdolliset muutokset ilmoitetaan varaajalla välittömästi joko puhelimitse tai kirjallisesti.

Varausten vahvistaminen

Varaukset vahvistetaan aina kirjallisesti ja maksamalla sovittu varausmaksu. Tilausta vahvistettaessa varaaja ilmoittaa samalla seuraavat tiedot:

• Yrityksen / yhteisön virallinen nimi tai muun varaajan
• Y-tunnus
• Yhteyshenkilön yhteystiedot
• Laskutustiedot

Ryhmäkoon vahvistaminen

Ryhmäkoon vahvistaminen

Henkilömäärät vahvistetaan 21 vrk ennen tapahtumaa.

Tähän ilmoitettuun henkilömäärään asiakas voi vielä tehdä muutoksia ja maksimissaan 20%: n ryhmäkoon pienennys otetaan huomioon laskutuksessa, jos se on ilmoitettu vähintään 6 vrk ennen tapahtumaa (ei koske ulkopuolisia palveluja).

Samalla on ilmoitettava mahdolliset allergiat ja muut ruokailuihin vaikuttavat seikat kuten myös mahdolliset osallistujien terveydentilaa koskevat tiedot, jotka voivat vaikuttaa osallistumisen ohjelmiin.

Yksityishenkilöiden varausehdot

Yksityishenkilöiden tilaisuudet vahvistetaan aina sovitulla varausmaksulla ja ennakkoon sovitut palvelut laskutetaan siten, että eräpäivä on 7 vrk ennen tapahtumaa. Loppulasku muodostetaan tapahtuman jälkeen.

Yksityishenkilöiden varausehdot

Yksityishenkilöiden tilaisuudet vahvistetaan aina sovitulla varausmaksulla ja ennakkoon sovitut palvelut laskutetaan siten, että eräpäivä on 7 vrk ennen tapahtumaa. Loppulasku muodostetaan tapahtuman jälkeen.

Tapahtuman peruuttaminen ja muutosten ilmoittaminen

Vahvistettujen palveluiden peruutuksesta/muutoksesta on aina ilmoitettava kirjallisesti.

Peruutus katsotaan vastaanotetuksi, kun tieto on saapunut Kokouspoukamalle.

Normaalin työajan ulkopuolella (arkipäivät 8.00–16.00) lähetetyt peruutukset katsotaan saapuneiksi seuraavana työpäivänä kello 08:00.

Tilaajan aloitteesta peruuntuneesta tilaisuudesta peritään Kokouspoukaman palveluista peruutuskulut seuraavasti;

yli 21 vrk ennen tilaisuutta ei laskuteta peruutuskuluja

21–14 vrk ennen 40 % peruutuskulut

13–7 vrk ennen 60 % peruutuskulut

alle 7 vrk ennen 100 % peruutuskulut

Peruutuskulujen laskutuksen perustana on se kokonaisuus, joka on vahvistettu 21 vrk ennen tapahtumaa tai joka se kokonaisuus joka mahdollisten muutosten myötä on Kokouspoukaman tiedossa ja vahvistama peruutushetkellä.

Asiakkaalla on oikeus saada puolet peruutuskulujen summasta alennuksena, jos rahalliselta arvoltaan vastaavanlainen tapahtuma toteutetaan seuraavan 6 kuukauden aikana. (Alennus myönnetään vain Kokouspoukaman palveluista. Ei välitetyistä palveluista).

Alennusta ei voi myöskään saada alkoholijuomista.

Muiden kuin kokouspoukaman palveluiden osalta noudatetaan palveluntarjoajan peruutusehtoja.

Lisäksi Kokouspoukama pidättää oikeuden veloittaa maksetusta varausmaksusta toimistomaksun yllä mainittujen peruutusehtojen ulkopuolellakin. Toimistomaksu on 15 % varausmaksusta mutta vähintään 90 €+alv.

Kokouspoukama Oy:llä on oikeus purkaa sopimus ja peruuttaa tapahtuma, mikäli käy ilmi, että asiakas rikkoo olennaisesti sopimusehtoja, tai että asiakas ei arvion mukaan esim. kykene suoriutumaan velvoitteistaan laskun osalta ja/tai käsittelemään vuokralaitteita/tiloja asianmukaisesti.

 Välitetyt palvelut 

Ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluihin sovelletaan heidän antamia peruutusehtoja eikä niiden osalta muodostuvia peruutuskuluja hyvitetä, ellei erikseen niin ole sovittu kirjallisesti.

Tapahtuman ennakkomaksu

Tapahtuman tilat ja palvelut varataan tarjouksen mukaisesti välittämällä laskutustiedot Kokouspoukamalle ja maksamalla sovittu ennakkomaksu.

Ennakkomaksu hyvitetään tapahtuman loppulaskusta täysimääräisesti.

Jos tapahtuma peruuntuu peruutuskulujen ulkopuolella, ennakkomaksu hyvitetään asiakkaalle mutta siitä pidätetään 50 €+alv toimistomaksu.

Palveluihin koskevat reklamaatiot on tehtävä viimeistään toisena arkipäivänä tapahtuman jälkeen. Laskua koskevat huomautukset on tehtävä viimeistään siinä ilmoitetussa huomautusajassa.

Viivästyskorko Kokouspoukaman suoraan laitamissa laskuissa on 8 %. Laskutuskumppaneiden laskuissa noudatetaan heidän ehtoja.

Laskutuslisät

Kokouspoukama Oy voi periä seuraavat laskutuslisät (hinnat sisältävät arvonlisäveron)

Laskutuslisä paperilaskusta 5 €

Erityislaskutuslisä, kuten esim. laskun jakaminen useaan osaan 5 € / lisälasku.

Muut ehdot

Vakuutukset

Kokouspoukama Oy:n ohjelmat ovat turvallisia ja koulutetut vetäjät huolehtivat ryhmän turvallisuudesta, hyvinvoinnista ja viihtyvyydestä.

Kokouspoukama Oy:llä on vastuuvakuutus toiminnalleen.
Muusta vakuutusturvasta kuten tapaturmavakuutuksesta asiakas vastaa itse, jos ei muuta ole erikseen sovittu.

Vastuut ja vastuun rajoitukset

Kokouspoukama Oy:lle tulee etukäteen ilmoittaa asiakkaiden terveydentilaan liittyvistä riskitekijöistä. Jos asiakkaan terveydentila muuttuu ohjelman aikana, tai asiakas käyttäytymisellään vaarantaa itsensä tai muut osallistujat, Kokouspoukama pidättää oikeuden keskeyttää tai muuttaa tilatun ohjelman.

Kokouspoukama Oy ei ole velvollinen hyvittämään aikaa, jonka asiakas menettää mahdollisen myöhästymisensä takia.
Kokouspoukama Oy:n arvioima alkamisaika on arvio ja se saattaa siirtyä edellisten käyttäjien viivästyksen tai muun perustellun syyn johdosta. 

Aktiviteetin ja tilan tai majoituksen varaaja on vastuussa tilaisuudessaan olevien henkilöiden aiheuttamasta vahingosta. Ylimääräisten siivous- ja korjauskulujen osalta Kokouspoukama Oy:llä on oikeus veloittaa todelliset kustannukset.  

Varaaja on vastuussa kaikista vuokralaitteille aiheutuvista kolari-, törmäys-, tai muista vauriotapauksista. Kaikissa vahinkotapauksissa varaaja on velvollinen maksamaan Kokouspoukama Oy:lle vakuutuksen omavastuuosuuden. Omavastuut esitetty alla;

Kiinteistö 1000 € +alv

Moottoriveneet 800 € +alv

Kajakit 200 € + alv

Polkupyörät 200 € +alv

Tieliikenneajoneuvoissa määritellään vastuussa olevat kuljettajat ja vesiliikenne ajoneuvoissa aluksen vastuussa oleva päällikkö.

Varaaja vapautetaan korvaus vastuusta, jos Kokouspoukama Oy saa täyden korvauksen aiheutuneista vahingoista vastapuolen vakuutuksen perusteella tai muuta kautta.

Kaikissa tieliikenne ajoneuvoissamme on liikennevakuutus.
Liikennevakuutus korvaa vastapuolelle ajoneuvolla aiheutetut aineelliset sekä mahdolliset henkilövahingot. 

Kokouspoukama Oy ei ole vastuussa aktiviteettien, vuokrakaluston tai tilojen käyttäjälle aiheutuneesta välillisistä vahingoista. Välittömien vahinkojen osalta Kokouspoukama Oy:n vastuu on vahingot, jotka palvelun varaaja näyttää Kokouspoukama Oy:n tuottamuksella aiheutetuksi. 

Ruokailut ja juomat

Koko Kokouspoukaman alueella on täydet anniskeluoikeudet. Alkoholilainsäädännön mukaisesti alueelle ei voi tuoda omia alkoholijuomia. Myöskään omia eväitä ei ilman Kokouspoukama Oy:n suostumusta alueen yleisissä tiloissa saa nauttia.

 Kirjalliset ilmoitukset

Kaikki näihin ehtoihin tai niiden mukaisen aktiviteetin tai palvelun käyttämiseen liittyvät ilmoitukset on tehtävä kirjallisesti. Mahdolliset reklamaatiot on tehtävä viimeistään toisena arkipäivänä virheen tai puutteen havaitsemisesta.

Majoitus

Majoittuessa tulee ilmoittaa kaikkien majoittuvien nimet, jotka kirjataan matkustajailmoitukseen (majoitusliikkeitä koskevien viranomaismääräysten mukaisesti). 

Majoitustilat ovat käytettävissä tulopäivänä klo 15.00, tilat on luovutettava lähtöpäivänä klo 10.00 mennessä ellei toisin ole ilmoitettu.

Varusteet ja pukeutuminen

Asiakkaita pyydetään varustautumaan säämukaiseen ulkoiluvaatetukseen ja kenkiin.
Palveluiden vaatimat erityiset suojavaatetukset- ja muut varusteet tulevat Kokouspoukama Oy:ltä.

Sovellettava laki ja erimielisyydet

Kokouspoukama Oy:n toimintaan ja näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan Itä-Uudenmaan käräjäoikeudessa.

Ylivoimainen este (Force Majeure)

Kokouspoukama Oy pidättää oikeuden tarvittaessa perua, keskeyttää tai muuttaa tilatun palvelun/aktiviteetin kulkua, kestoa tai reittiä Force Majeure esteen vuoksi. Ylivoimaisena esteenä pidetään kaikkia sellaisia seikkoja, jotka ovat Kokouspoukaman vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella, esim. tulipalon, vesivahingon, huonojen sääolosuhteiden, luonnon katastrofin, sotatilan, lakon, tartuntataudin tms. tekijän vuoksi, joka ei ole ollut ennakoitavissa.